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Strategic IT Workforce Management

10.04.2017 - Digitalisierung

von Dr. Cyrus Asgarian, Nina Feuersinger und Kristina Beckehoff

Das Jahr 2017 steht für IT-Verantwortliche ganz im Zeichen der Digitalisierung. Angetrieben durch die stetig zunehmende Verflechtung von intelligenten Produkten, Cloud Computing, Mobility, Social Media und Business Analytics werden Unternehmen unter Investitions-Zugzwang gesetzt, um sich auf dem Weg zum „digitalen Geschäftsmodell“ am Markt durchzusetzen und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Die optimale Ausrichtung des IT-Personalkörpers entlang zukünftiger Bedarfe und Anforderungen an die Fähigkeiten der IT-Mitarbeiter wird der Schlüssel zum Erfolg und gleichzeitig zur Mammutaufgabe für CIO‘s. So haben die IT-Vorstände deutscher Unternehmen erkannt, dass sie beim Personal ihres Unternehmens ansetzen müssen, um den heutigen Anforderungen an eine digitale und agile IT-Organisation gerecht zu werden.

Eine aktuelle Kienbaum-Studie bestätigt diesen Trend. Die Studienergebnisse zeigen, dass Unternehmen in Deutschland intensiv am Personalkörper schrauben: Jede zweite Firma plant in absehbarer Zeit wesentliche Veränderungen bei ihrer Mitarbeiterschaft. In den vergangenen fünf Jahren haben bereits acht von zehn Unternehmen die Zusammensetzung ihrer Mitarbeiterschaft umfassend verändert. Der gewünschte Erfolg ist jedoch oftmals ausgeblieben.

Ergebnisse der Kienbaum IT-Organisationsstudie „IT-Organisation: strategische Personalplanung!“

Es gilt, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten und Kompetenzen an der richtigen Stelle zu positionieren, um den Wertbeitrag der IT-Funktion zu maximieren. Darüber ist sich die Mehrheit der Teilnehmer an der Kienbaum IT-Organisationsstudie einig. Für rund 80 Prozent der befragten CIOs und Top IT-Verantwortlichen stellt der Umbau des IT-Personalkörpers ein "sehr wichtiges Handlungsfeld" dar. Neun von zehn Befragten glauben, dass die Veränderung des IT-Personalkörpers einen signifikanten Wettbewerbsvorteil schafft. Über das Bewusstsein der zunehmenden Bedeutung von Personalumbauten für den zukünftigen Geschäftserfolg geht es bei den meisten Unternehmen jedoch nicht hinaus. Es fehlt an Wissen und Verantwortlichen, die sich gezielt, kontrolliert und mit hoher Expertise um das Thema Personalumbau kümmern. 70 Prozent der Befragten geben an, dass ihr Unternehmen weder über das notwendige Know-How, noch über systematische Prozesse und die nötige IT-Systemunterstützung für das Management von Personalaufbau, -abbau und -umbau verfügt. Darüber hinaus sind nicht nur konkrete Instrumente zur quantitativen und qualitativen Ermittlung des Personalbedarfs in der Regel Mangelware, sondern es fehlt den meisten Unternehmen an einer eigenen aus der Geschäftsstrategie abgeleiteten Personalstrategie und entsprechend klaren Maßnahmenpaketen. 70 Prozent der von Kienbaum befragten Unternehmen haben keine Personalstrategie definiert, 75 Prozent der Unternehmen verfügen über keine Szenario-Analysen, um Auswirkungen möglicher Geschäftsentwicklungen auf den Personalkörper zu simulieren. In mehr als der Hälfte der Unternehmen besteht Intransparenz über die Risiken in der aktuellen Personalstruktur, zum Beispiel in Bezug auf mögliche Kompetenzlücken. Deshalb laufen großangelegte Personalveränderungen insgesamt wenig faktenbasiert und vorausschauend ab, sodass der gewünschte Erfolg vieler Veränderungsvorhaben ausbleibt.

Die IT-Workforce richtig aufstellen - aber wie? Strategische Personalplanung als Vehikel für den Umbau des Personalkörpers

Um die IT-Workforce im Zeitalter der Digitalisierung optimal auszurichten, gilt es für CIOs die strategische IT-Personalplanung aktiv voranzutreiben. Der Nutzen der strategischen Personalplanung wird in mehreren Dimensionen aus Sicht des Top-Managements geschaffen:

  • Transparenz über die aktuelle Personalstruktur in Mengen, Kostenarten und Fähigkeiten

  • Kalkulierbare Personalaufbau- und -abbauszenarien

  • Verringerung der Abhängigkeit von externen Mitarbeitern

  • Identifizierung strategischer Engpasspositionen

  • Entwicklung und adäquater Einsatz des IT-Personals im Hinblick auf künftige IT- und Geschäftsanforderungen

  • Proaktive Einleitung von Personalmaßnahmen, z.B. Nachfolgeplanung, Rekrutierung, Entwicklung

In Summe führt strategische Personalplanung zu einer Erhöhung von Leistungsfähigkeit und Produktivität der Organisation sowie einer Verringerung von personalbezogenen operativen Kosten und Risiken.

Für die strategische IT-Personalplanung wendet Kienbaum einen Methodenansatz an, der für die spezifischen Bedürfnisse und Fragestellungen ausgestaltet wird:

Schritt 1: Bestandssimulation – „Was tun Ihre Mitarbeiter heute? Was könnten sie tun? Und wer ist morgen eigentlich noch an Bord?“

Zunächst ist die Schaffung von Transparenz über den heutigen Personalkörper notwendig, das heißt eine Erfassung der Skills, Kompetenzen, Tätigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter zur Darstellung des Personalbestands. Des Weiteren werden Stammdaten über die Mitarbeiter erfasst, wie zum Beispiel Alter, Betriebszugehörigkeit, Geschlecht, Standort und die organisatorische Aufhängung. Diese Bestandsdaten werden für die Folgejahre auf Basis unterschiedlicher Parameter, zum Beispiel der angenommenen Fluktuation extrapoliert und fortgeschrieben mit dem Ergebnis einer Bestandssimulation.

Schritt 2: Bedarfsmodellierung – „Notwendige Mitarbeiter und Kompetenzen: Wann, wo und wie viele?“

Im zweiten Schritt werden die Personalbedarfe der folgenden Jahre abgeleitet. Einen wesentlichen Input stellen dabei die Unternehmens- und IT-Funktionsziele dar. Relevant sind alle Bestandteile der Strategie, die eine direkte Auswirkung auf die Größe und die Art des Personalkörpers haben, wie zum Beispiel die geplante Anwendungslandschaft, das IT-Budget oder Technologie- und Digitalisierungsstrategien. Die Ermittlung der Personalbedarfe kann nach unterschiedlichen Planungslogiken erfolgen: Top-Down oder Bottom-Up getrieben oder eine Kombination beider Ansätze mit Benchmark-Daten.

Schritt 3: Gap-Analyse – „Zu viele, zu wenige: Die Gegenüberstellung von Personalbestand und Personalbedarf.“

In Schritt drei erfolgt die Analyse der Lücken zwischen Bestand und Bedarf. Ziel ist die systematische Analyse von Unter- und Überdeckungen bezogen auf die verschiedenen Variablen, wie zum Beispiel Mitarbeiterkapazitäten pro Region oder Tätigkeit, oder Fähigkeiten und Kompetenzen. Dabei steht insbesondere auch die Identifikation von Kapazitätsrisiken im Vordergrund.

Schritt 4: Maßnahmenableitung - „Aufbau, Abbau, Umbau: Lücken effektiv und nachhaltig schließen.“

Im vierten Schritt werden Maßnahmen identifiziert, um die Lücken zu schließen: Dabei lassen sich über Einstellungen und Qualifizierung bzw. Versetzung Unterdeckungen systematisch bearbeiten. Ähnliches gilt für den Abbau von Überdeckungen. Neben Versetzungen lässt sich auch die zielgerichtete Nutzung von natürlicher Fluktuation durch Verrentung oder Altersteilzeitprogramme nutzen.

Werden Sie aktiv: Fällen Sie die richtigen Investitionsentscheidungen

Ihre Checkliste für die Ausrichtung der IT-Workforce:

  1. Führen Sie ein Rollenmodell ein, um die Mitarbeiter zu erfassen: Nur durch die Erfassung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter anhand eines IT-Rollenmodells erhalten Sie Steuerungsgewalt. Die Erfassung erfolgt in der Regel in Kollaboration zwischen Führungskraft und Mitarbeiter und wird in einem Tool dokumentiert.

  2. Steuern Sie den Einsatz Externer richtig: Häufig haben Unternehmen heute nur eine eingeschränkte Sicht darauf, welche Tätigkeits- und Kompetenzfelder externe Ressourcen abdecken. Prüfen Sie den Einsatz externer, temporärer Ressourcen kritisch und passen sie die Externenquote gezielt an die zukünftige Wichtigkeit und Spezifität von Aufgaben und Rollen an.

  3. Stellen Sie klare Karrierepfade bereit: Karrierepfade beschreiben die notwendigen Qualifizierungen und Erfahrungen, die Mitarbeiter durchlaufen müssen, um sich in verschiedenen Rollen zu entwickeln. Die Zielrollen sollten aus der strategischen Personalplanung abgeleitet werden, um den Return on Training Invest zu maximieren.

  4. Rekrutieren Sie rechtzeitig am Markt: Für bestimmte Rollen ist eine Marktsichtung und Rekrutierung diverser Profile empfehlenswert. Dies gilt insbesondere bei der geplanten Einführung von agilem Projekt Management. Um ein Umdenken in der Mannschaft anzustoßen, ist es hilfreich, gezielt Impulse von außen zu setzen.

  5. Befähigen Sie Ihre Führungskräfte: Entscheidend für den erfolgreichen Umbau der IT-Workforce ist die Führungskompetenz und damit die Fähigkeit Ihres mittleren und Top-Managements, Personalplanung und entsprechende Maßnahmen umzusetzen. Dazu zählen die systematische Qualifizierungs- und Karriereplanung sowie das Engagement, sich aktiv in die Personalentwicklung, z.B. durch Feedback und Mentoring der Mitarbeiter, einzubringen.

  6. Setzen Sie die IT-Workforce auf die CIO-Agenda: Nehmen Sie die Planung des Personalbedarfs in den Zyklus von Strategie- und Finanzplanung auf und behandeln sie den Prozess nicht unabhängig. Die Planung und Umsetzung von Maßnahmen und ein entsprechendes Monitoring sind essentiell. Es lohnt sich: Die IT-Workforce bildet Ihr wichtigstes Kapital!

#IT #Workforce #The CIO
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