Ein Landratsamt in einem Landkreis mit rund 260.000 Einwohnern beauftragt Kienbaum damit, Digitalisierungspotentiale ausgehend von den bestehenden Kernprozessen mit Blick auf das Jahr 2030 zu identifizieren und zu bewerten. Das Landratsamt plant einen Neubau mit einem Realisierungshorizont von ca. 10 Jahren. Für die initiale politische Beschlussfassung sollte eine möglichst genaue Arbeitsplatz- und Raumplanung vorgenommen werden. Dazu sind die Auswirkungen durch die parallel zunehmende Digitalisierung der Geschäftsprozesse für die nächsten Jahre zu antizipieren. Im Fokus der Untersuchung stehen entsprechend die Auswirkungen auf die Arbeitsplatz- und Raumbedarfe.

Ausgangspunkt der Analyse ist die Entwicklung verschiedener Szenarien, wie die Kernprozesse in einer „typischen Landkreisverwaltung im Jahr 2030“ aussehen können. Dazu wurde durch Kienbaum eine Prozesstypologie entwickelt, die grundsätzlich vier Prozesstypen unterscheidet. Für alle vier Prozesstypen wurden quantitative sowie qualitative Effekte auf den Raumbedarf aufgezeigt. Zusätzlich wurde das Homeoffice-Potential[1] je Prozesstyp ermittelt. Mögliche Raumrenditen wurden als Korridore der Entwicklung ausgewiesen. Die nachfolgende Grafik beschreibt die vier Prozesstypen mit den prognostizierten Effekten:

Der Analyse folgend bergen die Service- und Leistungsprozesse das höchste Automatisierungspotential und die entsprechend höchsten quantitativen Auswirkungen auf den Raumbedarf. In einer vertieften Betrachtung werden die Effekte auf den Arbeitsplatzbedarf für die entsprechenden Prozesse auf Basis der Ist-Arbeitsplatzausstattung überschlägig quantifiziert. Parallel werden Raumrenditen aus dem bestehenden Homeoffice-Potential ausgewiesen.

Die Analyse ist inzwischen abgeschlossen und wird in Kürze den politischen Gremien vorgestellt. In einem nächsten Schritt sind mögliche Personalzuwächse, beispielsweise durch neue oder andere Aufgaben, in die Berechnung des Arbeitsplatzbedarfes zu integrieren. Qualitative Änderungen, insbesondere bei den planerischen und kreativ-gestalterischen sowie Beratungsprozessen sind ebenfalls zu berücksichtigen.

Gemeinsam mit den Kienbaum Consultants wurden die Digitalisierungspotenziale des Landratsamts bis ins Jahr 2030 identifiziert und entsprechende Auswirkungen auf die Arbeitsplatz- und Raumbedarfe ermittelt. Durch die gezielte Analyse kann die zunehmende Digitalisierung der Geschäftsprozesse schon jetzt antizipiert werden und der politischen Beschlussfassung zum Neubau steht nichts mehr im Wege. Haben Sie Fragen zu Digitalisierungspotenzialen in Ihrer Organisation? Dann kommen Sie gerne auf uns zu!

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René Ruschmeier | E-Mail: Rene.Ruschmeier@kienbaum.de | Tel.: +49 30 88 01 98-55

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[1] Homeoffice steht hier übergreifend für alle Aspekte des Arbeitens außerhalb der Dienstgebäude und umfasst auch Telearbeit sowie alle Ausprägungen des mobilen Arbeitens.