OKR (Objectives and Key Results)

OKR (Objectives and Key Results) sind ein Zielmanagement-Framework, das darauf abzielt, klare und messbare Ziele mit spezifischen Ergebnissen zu verknüpfen. Die OKR-Methode enthält festgelegte, ambitionierte Ziele (Objectives) und messbare Schlüsselergebnisse (Key Results), die pro Quartal bzw. Semester erstellt und verfolgt werden.

Die Methode hat ihre Wurzeln im Silicon Valley der 1970er Jahre und wurde ursprünglich von Intel eingeführt. Später wurde sie durch Unternehmen wie Google, Spotify und Twitter populär, die OKR zur Grundlage
ihres rasanten Wachstums und Erfolgs machten. Die OKR-Methode fördert langfristig eine effektivere Arbeitsweise in Behörden. Durch gesteigerte Effizienz werden Ziele schneller erreicht und Strategien wirken nachhaltiger in der Realität.

Ein OKR-Set besteht immer aus einem Objective und zwei bis drei dazugehörigen Key Results. Die Auswahl der Objectives erfolgt nicht willkürlich, sondern bedarf immer einer strategischen Basis, Vision oder einem Leitbild. Der Steuerungsansatz zielt darauf ab die gesamte Organisation, Abteilungen und Teams auf gemeinsame Ziele auszurichten, während gleichzeitig Flexibilität und Innovationsfähigkeit gefördert werden.

Warum sind OKRs wichtig?

OKRs helfen Unternehmen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und ambitionierte Ziele zu setzen. Sie fördern Transparenz und Abstimmung zwischen Teams und erhöhen die Agilität bei der Umsetzung von Unternehmensstrategien.

Wie unterscheiden sich OKR zu klassischen Zielvereinbarung?

Klassische Zielvereinbarungen folgen in der Regel einem jährlichen Turnus. Der Ursprung von OKR liegt ebenso im klassischen „Management by Objectives“-
Ansatz. Hierbei wurde die Starrheit und fehlende Regelmäßigkeit der Teilfortschrittsüberprüfungen kritisiert. Der Fokus liegt dabei häufig auf der Durchführung spezifischer Aufgaben. Dadurch mangelt es an einem konkreten Ergebnis, das wiederum Outcome-orientiert ist. Häufig werden die abgeleiteten Ziele lediglich anhand von Kennzahlen bewertet, die zwar zur Berichterstattung dienen, jedoch keine tiefgreifende
Kulturtransformation bewirken. Durch die langfristige Ausrichtung klassischer Zielvereinbarungsmodelle ist die Reaktion auf veränderte Rahmenbedingungen nur bedingt bis gar nicht möglich.

Während klassische Ansätze vor allem auf die Einhaltung von Prozessen setzen und dadurch zwar Struktur geben, aber zudem starre Zielstrukturen fördern, orientieren sich OKRs an Ergebnissen und ermöglichen eine dynamische Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen.

Vorteile von OKRs

• Fokus: Teams konzentrieren sich auf wenige, aber wichtige Ziele.
• Transparenz: OKRs werden oft öffentlich gemacht, um Abstimmung zwischen Teams zu fördern.
• Agilität: Ziele können regelmäßig überprüft und angepasst werden.
• Messbarkeit: Klare Key Results ermöglichen eine objektive Bewertung des Fortschritts.

Herausforderungen bei OKRs:

• Unrealistische Ziele können demotivieren.
• Eine zu große Anzahl von OKRs führt zu Fokusverlust.
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung erfordern Disziplin.

Ablauf und Prozess der OKR-Methode

Ein OKR-Zyklus folgt vier Phasen, die OKR-Events genannt werden. Dieser dauert je nach Themenschwerpunkt und Kontext ein Quartal oder ein Semester. Zu Beginn empfehlen sich kürzere Zeiträume, da folglich der Ablauf der einzelnen Formate besser eingeübt werden kann und eine flexiblere Gegensteuerung bzw. Kompasskorrektur stattfinden kann. Entscheidend bei einer erfolgreichen Anwendung der OKR-Methode ist in jedem Fall das Einhalten des gesamten OKR-Zyklus.

• Planungsphase (Planning):
  In dieser Phase werden die Objectives und Key Results definiert. Teams und Führungskräfte arbeiten gemeinsam daran, sicherzustellen, dass die Ziele ambitioniert, aber realistisch sind. Es wird entschieden, welche OKRs den größten Mehrwert für die Organisation bieten.
• Umsetzungs-Phase:
  Während des Quartals liegt der Fokus auf der Umsetzung der geplanten Key Results. Fortschritte werden regelmäßig überprüft, z. B. in Form von wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Check-ins (OKR Weekly). Diese kurzen Treffen dienen dazu, Hindernisse zu identifizieren, Prioritäten neu zu setzen und sicherzustellen, dass das Team auf Kurs bleibt.
• Review-Phase: In der dritten Phase steht das OKR-Review im Mittelpunkt, das eine quantitative Reflexion des gesamten Zyklus ermöglicht. In der Regel findet das Review zwei Wochen vor dem Ende des Zyklus als zweistündiger Workshop statt. Es kann, sofern ein digitales Kollaborationstool zur Verfügung steht, auch virtuell problemlos stattfinden. Eine Agenda für ein OKR-Review kann wie folgt ablaufen:

1. Interaktives Check-in
2. Bericht der OKR-Scores
3. Erfolge reflektieren
4. Niederlagen reflektieren
5. Ableitung von Maßnahmen

• Retrospektiv-Phase:
  Am Ende des OKR-Zyklus wird der Erfolg der gesetzten Ziele evaluiert. In der finalen Phase, der OKR-Retrospektive, steht die  qualitative Reflexion des gesamten Zyklus im Vordergrund. Die Retro dient dazu, aus den Erfahrungen zu lernen und Verbesserungen für den nächsten Zyklus vorzunehmen. Dieses OKR-Event wird bestenfalls in Präsenz durchgeführt. Nur durch den direkten Austausch und die persönliche Interaktion können die Teilnehmenden tiefere Einblicke gewinnen, gemeinsame Erkenntnisse teilen und konstruktive Kritik im geschützten Raum formulieren. Im Gegensatz zur quantitativen Reflexion im Review fokussiert die Retrospektive qualitative Fragestellungen, wie etwa:
  • • Wie gestaltete sich die Zusammenarbeit im Team?
    • Inwiefern waren die OKR-Sets für alle Beteiligten verständlich und klar formuliert?
    • Inwiefern waren die Ziele ambitioniert genug

  Die Retrospektive schafft durch die strukturierte Reflexion eine Grundlage für eine kontinuierliche Optimierung des Prozesses, indem sie Erkenntnisse aus dem vergangenen Zyklus nutzt, um zukünftige Zyklen noch effizienter und wirkungsvoller zu gestalten.