HR-to-employee-Ratio (Betreuungsquote)

Die HR-to-employee-Ratio, auch bekannt als Betreuungsquote, beschreibt das Verhältnis zwischen der Anzahl der Mitarbeitenden im HR-Bereich und der Gesamtzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie wird meist als Verhältniszahl dargestellt, beispielsweise 1:70, was bedeutet, dass ein:e HR-Mitarbeiter:in (oder genauer: Ein Vollzeitäquivalent, VZÄ, oder FTE, “Full-time-equivalent”) für 70 Mitarbeitende im Unternehmen verantwortlich ist.

Eine zu hohe HR–Headcount–Ratio kann bedeuten, dass die HR-Abteilung ineffizient arbeitet. Eine zu niedrige HR Headcount Ratio bedeutet entsprechend, dass die HR-Abteilung besonders effizient arbeitet oder aber unterbesetzt ist (wenn z.B. zentrale HR-Aufgaben unter den Tisch fallen). Die verschiedenen Interpretationsmöglichkeiten zeigen, wie wichtig es ist, die Zahlen nur als Indikator zu betrachten, um möglichen Problemen auf den Grund zu gehen. Niemals sollte ein Benchmark hier als einzige Personalbemessungsgrundlage genutzt werden – Faktoren wie Betreuungstiefe, digitaler Reifegrad oder organisationale Strukturen spielen eine ebenso wichtige Rolle. 

Was ist eine gute Betreuungsquote? 

Eine „gute“ Betreuungsquote kann variieren und hängt von verschiedenen Faktoren ab: 

•  Projekte: Häufige Projektarbeiten steigern den Recruitingaufwand, weswegen auch die HR-Abteilung entsprechend größer sein sollte. 
• Technologie: Moderne Technologien ermöglichen einen hohen Grad an Automatisierung, was eine niedrigere HR-Headcount-Ratio ermöglicht. 
• Rolle der HR: Übernimmt die HR nur administrative Aufgaben oder erfüllt sie auch eine strategische Funktion? Je nach Anspruch benötigt HR mehr oder weniger Mitarbeitende.
• Unternehmensgröße: HR-Mitarbeitende in kleineren Unternehmen müssen oft Generalist:innen sein. Je größer die HR-Abteilung ist, desto eher sind die Rollen spezialisiert. Aufgrund von zunehmendem digitalem Reifegrad in größeren Unternehmen ist die HR-to-employee-Ratio in großen Unternehmen oft niedriger als in kleineren.
• Gewerkschaften und Tarifverträge: Diese Faktoren erhöhen meist den administrativen Aufwand für die Personalabteilung. 
• Fachkräftemangel: Der zunehmende Fachkräftemangel macht es nötig, dass HR-Mitarbeitende stärker mit Aufgaben wie Recruiting und Mitarbeiterbindung beschäftigt sind. 

Die Vielzahl der Faktoren zeigt, dass es nahezu unmöglich ist, eine Angabe für eine „gute“ Betreuungsquote zu machen. Eine grobe Orientierung bietet allenfalls der Durchschnitt: In den vergangenen Jahren blieb die HR-to-employee-Ratio in Deutschland laut HR-Studie von Kienbaum und SAP relativ stabil und lag zwischen 1:70-80 (2023: 1:76).

Der stabile Wert in Deutschland hat allerdings eine Kehrseite. Der zunehmende Fachkräftemangel sowie angestrebte Änderungen des HR-Organisationsmodells machen eigentlich einen Anstieg der HR Headcount Ratio erforderlich. Das belegt auch die Kienbaum HR-Trendstudie „People-Funktion – Hype oder Blase?“ aus 2023.  Hiernach hat der Anteil der „Baustellen“, der eine HR-Funktion vor allem mit großen Defiziten in Prozess- und IT-Fragen beschreibt, im Vergleich zum Vorjahr (21 %) drastisch zugenommen (39 %).