Preboarding

Was bedeutet Preboarding im HR-Kontext?

Preboarding beschreibt die Phase nach der Vertragsunterzeichnung und vor dem offiziellen Eintritt ins Unternehmen. In dieser Zeit entsteht der erste nachhaltige Eindruck als Arbeitgeber. Ein professionell gestaltetes Preboarding reduziert Unsicherheiten und unterstützt neue Mitarbeitende dabei, sich frühzeitig zu orientieren. Gleichzeitig bildet es die Brücke zwischen Recruiting und Onboarding und ist damit ein zentraler Bestandteil der Employee Journey.

Warum ist ein strukturierter Preboarding-Prozess entscheidend?

Die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn ist aus Unternehmenssicht besonders sensibel. Neue Mitarbeitende vergleichen ihre Entscheidung häufig nochmals mit alternativen Angeboten oder entwickeln Zweifel. Ein aktiver Preboarding-Prozess wirkt dem gezielt entgegen.
Ein strukturierter Ablauf hilft Unternehmen dabei,

• Vertrauen und emotionale Bindung aufzubauen,
• Vertragsabsagen vor dem ersten Arbeitstag zu vermeiden,
• die Motivation zum Arbeitsstart zu erhöhen und
• die Grundlage für eine schnelle Produktivität zu legen.

Wie sollte der zeitliche Ablauf im Preboarding gestaltet sein?

Ein wirksames Preboarding kann einem klaren zeitlichen Konzept folgen und passt die Inhalte an den jeweiligen Zeitpunkt an. Dies kann beispielsweise in folgenden drei Phasen ablaufen:

Phase 1: Direkt nach der Vertragsunterzeichnung

Unmittelbar nach Vertragsabschluss geht es darum, Sicherheit und Wertschätzung zu vermitteln. Die neue Zusammenarbeit wird aktiv bestätigt und organisatorisch vorbereitet.

Typische Inhalte dieser Phase sind:

• ein persönliches Dankeschön für die Entscheidung,
• eine offizielle Begrüßung durch die Führungskraft,
• erste organisatorische Informationen zum Arbeitsort und Arbeitszeiten.

Bei internationalen Mitarbeitenden ist es zudem sinnvoll, frühzeitig Orientierung zu bieten, etwa zu steuerlichen Themen, Sozialversicherung oder Wohnungssuche. Ziel dieser Phase ist es, ein Gefühl von Klarheit und Verlässlichkeit zu schaffen.

Phase 2: Etwa zwei bis vier Wochen vor dem Start
In dieser Phase rückt die soziale und kulturelle Integration stärker in den Fokus. Neue Mitarbeitende sollen beginnen, sich als Teil der Organisation zu verstehen.
Geeignete Maßnahmen sind unter anderem:

• Einladung zu Team- oder Unternehmensevents,
• digitale Vorstellungsrunden mit Kolleg:innen,
• aktive Nachfrage nach offenen Fragen oder Unterstützungsbedarf,
• Vermittlung von Unternehmenswerten, Haltung und Vision.

Parallel werden praktische Themen vorbereitet, etwa individuelle Anforderungen an Arbeitsmittel oder Arbeitsausstattung. Der regelmäßige Kontakt signalisiert Interesse und stärkt die Bindung.

Phase 3: In der Woche vor dem ersten Arbeitstag
Kurz vor dem Start steht die konkrete Vorbereitung des Arbeitsbeginns im Mittelpunkt. Ziel ist es, Unsicherheiten vollständig auszuräumen.
In dieser Phase sollten Unternehmen insbesondere:

• benötigte Hardware und Zugänge bereitstellen,
• einen klaren Ablauf- und Einarbeitungsplan versenden,
• bei Remote-Starts relevante Meeting-Informationen teilen,
• persönlich Kontakt aufnehmen, um letzte Fragen zu klären.

Eine direkte Ansprache kurz vor dem ersten Arbeitstag wirkt vertrauensbildend und reduziert das Risiko von kurzfristigen Absagen deutlich.

Wann gilt Preboarding als erfolgreich?

Preboarding ist erfolgreich, wenn neue Mitarbeitende gut vorbereitet, motiviert und mit einem klaren Erwartungsbild starten. Idealerweise fühlen sie sich bereits am ersten Arbeitstag als Teil des Unternehmens. Um den Prozess weiterzuentwickeln, empfiehlt es sich, gezielt Feedback einzuholen und Preboarding regelmäßig zu evaluieren.

Wie fügt sich Preboarding in den gesamten Employee Lifecycle ein?

Preboarding endet mit dem ersten Arbeitstag und geht nahtlos in das Onboarding über. Beide Phasen sollten inhaltlich aufeinander abgestimmt sein. Ein strukturiertes Preboarding verkürzt die Einarbeitungszeit, steigert das Engagement und erhöht die langfristige Bindung. Unternehmen, die Preboarding strategisch verankern, sichern damit nachhaltig ihre Recruiting-Erfolge.