Ist eine dezentrale IT die Antwort auf die digitale Transformation?

Dezentralisierung der IT als Technologie- und Innovationstreiber

12. Dezember 2018 | Von: Katharina Steinhorst, Roland Orlik
Lange Zeit hat man versucht die Informationstechnologie unter einem Dach zu bündeln. „Zentralisierung von IT“ stand und steht auch teils heute noch bei vielen CIOs weit oben auf der Agenda. Auf der einen Seite sollten damit Kosten und Komplexität reduziert und auf der anderen Seite Sicherheit und Qualität gesteigert werden. Die Konkurrenzfähigkeit dieser Strategie sollte allerdings kritisch hinterfragt werden.

Die digitale Transformation ist nach wie vor eine der größten Herausforderungen für Business und IT. Weitreichende Veränderungen am Markt sind in den letzten Jahren aufgekommen. Sowohl neue branchenfremde Wettbewerber als auch Start-ups konkurrieren mit etablierten Unternehmen. Darüber hinaus werden die Märkte durch Globalisierung sowie radikale und neue Geschäftsmodelle revolutioniert. Die Geschwindigkeit ist in der derzeitigen Geschäftswelt signifikant angestiegen – neue Services und Applikationen müssen blitzschnell bereitgestellt werden, um im Wettbewerb die Nase vorn zu haben.

Die unterschiedlichen Unternehmensbereiche nutzen nun die Möglichkeiten der Technologie-Anbieter und ermöglichen es durch eine zunehmende Dezentralisierung der IT schneller, flexibler und produktiver zu arbeiten. In diesem Kontext ist insbesondere der zunehmende Einsatz der „public“ Cloud von Bedeutung, der auch Nicht-ITlern Zugriff auf IT Services zu attraktiven Preisen verschafft.

Modelle zur Dezentralisierung der IT

Grundsätzlich existieren drei unterschiedliche Modelle für die IT-Organisation, je nach strategischer Ausrichtung können IT-Funktionen ein dezentrales, föderales oder zentrales IT-Modell wählen.

Dezentrales IT Modell:

Das dezentrale Modell zeichnet sich dadurch aus, dass jeder Geschäftsbereich eine eigene IT hat, die für sämtliche Aufträge innerhalb der jeweiligen Bereiche verantwortlich sind. Die Führung und Steuerung der IT obliegt somit jedem Geschäftsbereich für sich.

Föderales IT Modell:

Hier werden zwei Ansätze vereint: zentral und dezentral. Denn es gilt: „So zentral wie nötig und so dezentral wie möglich.“ Die Unternehmensbereiche haben eigene IT-Mitarbeiter, die die Systemanforderungen auf den jeweiligen Bereich zuschneiden. Dies bietet die Möglichkeit einer Individualisierung, ohne direkt den Schritt einer völligen Dezentralisierung gehen zu müssen.

Zentrales IT Modell:

Bei diesem Modell deckt eine einzelne IT-Organisation die technologischen Bedürfnisse des gesamten Unternehmens ab. Dies bedeutet, dass alle Abteilungen ihre Bedarfe an eine zentrale Stelle geben, die mit eigenen Ressourcen sowie Personal ausgestattet ist. Zudem definiert die zentrale IT die IT-Strategie sowie die Gesamtarchitektur.

1. Use Case “OTTO”

Der Einzelhandelsriese OTTO hat in seiner zentralen IT mehrere hundert IT-Systeme integriert, die auch verschiedene Standard-Softwarelösungen für die Shop-Anwendungen beinhalten. Ausgelöst durch eine stetige Individualisierung und bedingt dadurch wachsende Komplexität und Unbeherrschbarkeit der Systeme, entschied sich der Konzern vor einigen Jahren eine Reorganisation durchzuführen. Im Zuge dieser wurden die Standardlösungen durch eine selbstgebaute Webshop-Plattform ersetzt. Dieser projektbezogene dezentrale Ansatz für die Online-Plattform hat dazu geführt, dass nicht nur die IT-Mitarbeiter eigenverantwortlich,  schneller und flexibler arbeiten können, sondern auch die Kundenzentrierung stärker in den Fokus rückt und Innovationen ohne Verzögerungen und technische Restriktionen realisiert werden können.

2. Use Case „Deutsche Post-DHL“ 

Die Deutsche Post arbeitet im IT-Bereich seit Jahren mit externen Dienstleistern zusammen, um den Fokus auf ihr Kerngeschäft der Logistik zu richten. Großteile des IT-Betriebs und teilweise Aufgaben des IT Service Managements werden hierbei an Partner outgesourct. Die Deutsche Post stellt mit ihrem eigenen IT Service Management als „Demand Organisation“ die zentrale Steuerung der Dienstleister. Die unterschiedlichen Vertragspartner sind in ihren Dienstleistungen nach Geschäftsbereichen unterteilt – so gibt es beispielsweise einen speziellen Partner, der sich mit dem Aufbau einer IT-Anwendung für das Configuration Management des Unternehmensbereichs BRIEF verantwortlich sieht. Der Konzern hat keinen Gruppen CIO, sondern jeweils unterschiedliche für die sechs Divisionen, die sich eng untereinander abstimmen.

3. Use Case 3 “Bertelsmann”

Der Medien-, Dienstleistungs- und Bildungskonzern Bertelsmann hat mit seinem Tochterunternehmen Arvato einen weltweit tätigen Dienstleister gegründet, der sich mit seinem Geschäftsbereich Arvato Systems zu einem der IT-Spezialisten entwickelt hat. Dieser stellt mit seinen dezentralen Strukturen individualisierte IT-Lösungen entlang der Bereiche Datenmanagement, Customer Care, CRM-Dienstleistungen, Supply Chain Management, digitale Distribution, Finanzdienstleistungen sowie qualifizierte und individualisierte IT-Services für den eigenen Konzern sowie für internationale Kundenunternehmen bereit.

Mehrwerte und Herausforderungen einer dezentralen IT

Die Frage, ob es immer sinnvoll ist der Dezentralisierung zu folgen, kann relativ eindeutig mit einem „JEIN“ beantwortet werden. Schritte in Richtung dieser Strategie können zu immensen Mehrwerten führen, wenn ein Unternehmen und seine IT-Abteilung das richtige Maß an Dezentralisierung für seinen Betrieb feststellt. Die Herausforderungen dürfen bei dieser Entscheidung jedoch nicht außer Acht gelassen werden.

Mehrwerte

  • Flexibilität: Dezentrale IT-Organisationen haben eine große Flexibilität im Vergleich zu zentralisierten Organisationen. Sie können sich schnell anpassen und Entscheidungen treffen, anstatt jede Entscheidung durch eine strenge bürokratische Überprüfung zu treffen. Heutzutage findet der Wandel zu schnell statt, als dass hierarchische Organisationen darauf reagieren könnten.
  • Fähigkeit zur Informationsverarbeitung: Moderne und innovative Organisationseinheiten sammeln und verwerten ständig große Mengen an Benutzerdaten und Informationen zur Unternehmensleistung. Die zentrale Verwaltung kann auf solche Informationen nicht effektiv und rechtzeitig reagieren. Spezialisierte Teams mit engen Fokusbereichen sind dahingehend viel agiler.
  • Erhöhte Moral: Dezentralisierung bietet mehr Mitarbeitern die Möglichkeit, in Führungsrollen einzusteigen und ihnen ein Gefühl der Befähigung zu geben. Im Gegenzug kann die Organisation von einer Vielzahl ermächtigter Führungskräfte und Entscheider profitieren, anstatt von verlangsamten Entscheidungsprozessen aufgrund limitierter Verfügbarkeit betroffen zu sein.
  • Entwicklung von Know-how: Aufgrund der engen Fokussierung verfügen IT-Manager und IT-Experten in den Divisionen/Geschäftsbereichen einer dezentralen Organisation über entsprechendes spezifisches Know-how des Geschäftsbereichs und können die Anforderungen effektiver umsetzen.
  • Fehlerminderung: Fehler in zentralisierten IT-Organisationen können das gesamte Unternehmen bzw. die gesamte IT-Organisation beeinflussen. Fehlerhafte Entscheidungen in dezentralisierten IT-Organisationen dagegen sind häufig nur auf den Teilbereich des Unternehmens begrenzt.
  • Vertrauen auf lokale Einblicke: In einer globalisierten Welt ist Dezentralisierung sinnvoll, da lokale Talente mehr Einblick haben und wissen, wie sie ihre eigenen Mitarbeiter vermarkten und verwalten können.

Herausforderungen

  • Änderungen implementieren: Die Implementierung organisatorischer Änderungen in einem dezentralen Modell kann lange dauern, da es möglicherweise keine schnelle, klare oder akzeptierte Struktur für solche Änderungen gibt und diese eine starke Governance erfordert.
  • Koordination der Teams: Dies stellt eine elementare Herausforderung für die dezentralen Organisationen dar. In solchen Modellen können Teams zu Informationssilos werden. Als Lösung wird empfohlen, die Fähigkeit von Einzelpersonen zu entwickeln und teamübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.
  • Redundanz von Rollen: Zusätzlich kann Dezentralisierung zu einer Redundanz von Rollen über Abteilungen hinweg führen. Softwareentwickler können für verschiedene Abteilungen eingestellt werden, im Gegensatz zu einer Einheit von Mitarbeitern bspw. in einem Service Hub, die diese Funktion erfüllen. Das ist nicht unbedingt ein Problem, wenn sie effektiver sind als eine zentrale Einheit von Mitarbeitern, aber jede Organisation muss bewerten, ob die Vermeidung einer solchen Überlappung vorteilhaft ist.
  • Soziale Auswirkungen: Es ist möglich, dass untergeordnete Teams, die berechtigt sind, geschäftskritische Entscheidungen zu treffen, das Ergebnis des gesamten Unternehmens beeinflussen. Die Kontrolle solcher Entscheidungen kann mittels einer stringenten Governance sowie dem Einsatz kompetenter Mitarbeiter in den Teams daraus resultierende Probleme beheben.

Dezentralisierung verändert die Rolle der IT

Befeuert durch Digitalisierung und das Tempo, mit dem sich der Markt verändert, sind auch die Unternehmen in der heutigen Zeit gezwungen, sich zu verändern. Neben der strategischen Ausrichtung der IT ist die grundlegende Entscheidung einer zentralen oder dezentralen Ausrichtung viel bedeutender für Unternehmen und gibt so auch implizit die Richtung für die IT vor. Aktuelles Beispiel ist eine Ankündigung seitens Siemens. So wird der Konzern laut Joe Kaeser in den kommenden Jahren dezentral aufgestellt:

„Weniger Steuerung durch die Zentrale und mehr Freiheit für die Geschäfte machen uns stärker und flexibler” – so der Vorstandsvorsitzende des Siemens Konzerns. Diese Entscheidung wird immensen Einfluss auf die Neupositionierung der IT haben, die heute noch sehr zentral aufgestellt ist.

Weniger Steuerung durch die Zentrale und mehr Freiheit für die Geschäfte machen uns stärker und flexibler
Joe Kaeser, Vorstandsvorsitzender Siemens Konzern

Aber warum könnten CIOs durch Dezentralisierung wieder an Einfluss im Unternehmen verlieren, obwohl die Informationstechnologie an sich mittlerweile massiven Einfluss auf die Geschäftsentwicklung hat? Wenn man genau hinsieht, findet heute in nahezu jedem Unternehmen Dezentralisierung von IT statt. Genaugenommen ist die Dezentralisierung von IT kein neues Thema. Früher noch unter dem Namen Schatten-IT verpönt, werden dezentralisierte IT-Ressourcen heute immer häufiger und das in der Regel gegen den Willen der IT-Abteilungen.

Innovation sowie die Einführung neuer Technologien werden heute in zwei Drittel aller Unternehmen durch den Fachbereich getrieben. Die Fachabteilungen profitieren von der Einfachheit und Flexibilität der angebotenen Lösungen. Im Falle von Produkten, die etwas mehr Tech-Know-how erfordern, werden IT- und Digitalexperten heutzutage auch für den Fachbereich rekrutiert. Daraus resultierend verliert die hauseigene IT-Abteilung Einfluss auf die Geschäftsentwicklung und verkommt als Anbieter von Standard Services wie E-Mail, Support und Netzwerk.

Die IT-Organisation von morgen muss sich nun neu positionieren, die Risiken wie steigende IT-Kosten und mangelnde Sicherheit sollten dabei jedoch nicht unterschätzt werden.

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