Um zusätzliches Personal einzustellen, müssen häufig zahlreiche administrative Hürden genommen werden, was die ohnehin überlasteten Angestellten in öffentlichen Organisationen mit entsprechendem Zusatzaufwand konfrontiert.

Rechenschaft gegenüber Aufsichtsbehörden erschwert Personaleinstellung

Öffentliche Organisationen ermitteln ihren Personalbedarf nach konkreten Vorgaben und müssen diesen fundiert bei der Aufsichtsbehörde nachweisen. Der dazugehörige Arbeitsaufwand ist in den letzten Jahren stark angestiegen. Eine fundierte Personalbedarfsermittlung erfordert konkrete Abgrenzung des Untersuchungsbereichs, die Analyse der Angemessenheit der IT-Unterstützung und die Aufstellung eines detaillierten Aufgabenkatalogs. Des Weiteren müssen der gewählte Erhebungszeitraum, die genutzte Erhebungstechnik sowie die Auswahl einer repräsentativen Stichprobe begründet und der Durchführungsprozess der Personalbedarfsermittlung (PBE) selbst detailliert dokumentiert werden, um nur einige wenige der relevanten Punkte zu nennen. Dies erfordert entsprechende Expertise und Personalkapazitäten.

Darüber hinaus beschneidet der Aufwand nicht nur die vorhandenen personellen Ressourcen für die Dauer der Bedarfsermittlung, sondern entpuppt sich oft auch als wenig gewinnbringend eingesetzt. Häufig werden die Ergebnisse lediglich zur reinen Rechenschaftsablage genutzt. Ohne wesentlichen Mehraufwand könnten auf dieser Grundlage Optimierungen angestoßen und eine Informationsbasis geschaffen werden, die zukünftige Engpässe gezielt verhindern. Die so entwickelte langfristige Personalplanung und die Berücksichtigung weiterer Entwicklungen lassen Zukunftsprognosen zu.

Digitalisierung birgt auch für die PBE Potential

Erst vor kurzem zeigte eine Kienbaum-Studie, dass öffentliche Organisationen bei der Digitalisierung zumeist hinter der freien Wirtschaft zurückbleiben (zur HR-Public-Studie). Auch im Bereich der PBE kann die Digitalisierung für höhere Transparenz sowie Vereinfachung der Erhebung und der Fortschreibung sorgen. Hier kann zum Beispiel der Einsatz einer speziellen Software zur Personalbedarfsermittlung Entlastung bringen. Insbesondere die Fortschreibungsfähigkeit solcher Tools birgt Vorteile gegenüber der traditionellen PBE, da jederzeit auf Informationen vergangener Erhebungen zugegriffen werden kann. Für die Akzeptanz der Software von Seiten der MitarbeiterInnen sind zwei Dinge essentiell:

1. Eine einfache Handhabung und die

2. Transparenz über die Verwendung und Weiterverarbeitung der Daten.

Individualisierter Einsatz von Software-Lösungen notwendig

Die Software alleine kann aber keine maßgeschneiderte PBE sicherstellen. Zur Individualisierung und Hebung des gewünschten Zusatznutzens sollte man auf Erfahrung bauen. So wird sichergestellt, dass die Ergebnisanforderungen im Detail bekannt sind und alle nötigen Basisinformationen dafür abgedeckt werden. Denn die Nutzung der Ergebnisse für die Personalplanung oder Stellenbeschreibungen und –bewertungen können durch Software unterstützt werden, müssen aber inhaltlich konzipiert werden. Die damit erreichten Verbesserungen besitzen ein hohes Zukunftspotential, denn sie sorgen nicht nur für eine bessere Personalverfügbarkeit im Allgemeinen, sondern auch für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und in der Folge eine gesteigerte Arbeitgeberattraktivität, welche dem vorherrschenden Personalmangel ebenfalls entgegenwirken kann.

Ein Beispiel für solch eine individualisierte Lösung ist die gemeinsam vom Softwareexperten ibo und der Personal- und Managementberatung Kienbaum entwickelte Herangehensweise zur Personalbedarfsermittlung in öffentlichen Organisationen. Die Verbindung aus individuell zugeschnittener Software und Beratungsexpertise stellt sicher, dass alle Anforderungen inklusive einer guten Bedienbarkeit und Transparenz erfüllt sind. So wird die Einstellung neuer Mitarbeiter vereinfacht und die aktuellen Teams können ihre Kapazitäten wieder bestmöglich einsetzen – was sie nicht nur zufriedener, sondern auch produktiver macht.

Mehr Informationen zum Angebot von Kienbaum und Ibo