Time-to-Hire / Time-to-Fill

Time-to-Hire und Time-to-Fill sind zentrale Kennzahlen im Recruiting, mit deren Hilfe die Effizienz des Recruitingprozesses bewertet werden kann. Beide Metriken bieten wertvolle Einblicke in die Geschwindigkeit und Effektivität, mit der Unternehmen offene Positionen besetzen.

Definitionen und Unterschiede

Time-to-Hire und Time-to-Fill werden oft synonym verwendet, haben im Detail aber eine unterschiedliche Bedeutung:

Time-to-Hire: Die Time-to-hire beschreibt die Zeitspanne zwischen dem Erstkontakt mit Kandidat:innen (z. B. durch eine Initiativbewerbung oder Active Sourcing) und der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Sie ist somit ein Maß für die Effizienz des Recruiting-Prozesses und zeigt, wie schnell ein Unternehmen in der Lage ist, geeignete Kandidat:innen einzustellen.

Berechnung: Time-to-Hire = Datum der Vertragsunterzeichnung – Datum des Bewerbungseingangs

Time-to-Fill: Im Gegensatz zur Time-to-Hire misst die Time-to-Fill die Zeit von der Genehmigung eines Personalbedarfs bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Diese Kennzahl umfasst also auch die Zeit, die beispielsweise benötigt wird, um eine Stellenanzeige zu schalten.

Berechnung: Time to Fill = Datum der Vertragsunterzeichnung – Startdatum des gesamten Einstellungsprozesses

Benchmarks

Benchmarks für Time-to-Hire und Time-to-Fill bieten wichtige Orientierungshilfen, um den eigenen Rekrutierungsprozess zu optimieren und Talente effizienter zu gewinnen. 

Time-to-Hire

Laut dem „Time-to-Hire Factbook“ von The Josh Bersin Company lag die durchschnittliche Time-to-Hire 2022 weltweit bei 43 Tagen. Die etwas aktuelleren Kienbaum-Benchmarkdaten zeichnen ein ähnliches Bild, mit einem Median von 48 Tagen. Gleichzeitig varrieren diese Zahlen jedoch stark, – je nach Branche und Position. In Bereichen mit Fachkräftemangel oder bei höheren Positionen ist sie für gewöhnlich länger, während sie in weniger spezialisierten Berufen deutlich kürzer ausfällt.

Time-to-Fill

Gleiches gilt für die Time-to-fill: Diese liegt in Teilen deutlich über der Median Time-to-hire. Laut Statista lag die durchschnittliche Vakanzzeit von Arbeitsstellen in Deutschland zwischen Oktober 2023 bis September 2024 bei 172 Tagen. Je größer die Diskrepanz zwischen Time-to-Fill und Time-to-Hire, desto ineffizienter läuft der Prozess der Stellenschaltung ab.

Bedeutung für das Unternehmen

Die Optimierung von Time-to-Hire und Time-to-Fill bietet für Organisationen verschiedene Vorteile:

• Wettbewerbsfähigkeit: In einem dynamischen Arbeitsmarkt kann eine kurze Time-to-Hire entscheidend sein, um Talente schnell zu gewinnen. Unternehmen mit einer hohen Rekrutierungseffizienz sind besser in der Lage, sich gegen Wettbewerber durchzusetzen.

• Kostenmanagement: Eine lange Time-to-Fill führt zu erhöhten Kosten, sowohl direkt (z. B. durch längere Ausschreibungszeiten) als auch indirekt (z. B. durch Produktivitätsverluste). Indem Organisationen diese Kennzahl regelmäßig überwachen und optimieren, können sie ihre Rekrutierungskosten signifikant senken.

• Engpassanalyse: Durch die Analyse von Time-to-Hire und Time-to-Fill können Organisationen Engpässe im Rekrutierungsprozess identifizieren. Wenn beispielsweise die Time-to-Hire kurz ist, aber die Time-to-Fill lang bleibt, weist dies auf Verzögerungen im Genehmigungsprozess oder bei der Ausschreibung hin.