Zahlreiche Kommunen stehen vor denselben Herausforderungen: anspruchsvolle Digitalisierungsprojekte, knappe Umsetzungsfristen, wenig IT-Wissen in der eigenen Organisation und ein eingeschränktes Budget. Im Landkreis Hildburghausen haben sich deshalb die Gemeinden und Verwaltungsgemeinschaften Schleusingen, Hildburghausen, Eisfeld, Auengrund, Schleusegrund, Veilsdorf, Heldburg und Feldstein zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammengeschlossen, um bestmöglich Synergien zur Ausgestaltung ihrer digitalen Zukunft zu nutzen. Um den Weg zeichnen und die Maßnahmen zur Zielerreichung ableiten, planen und terminieren zu können, ist zunächst eine gute Kenntnis der eigenen Ausgangssituation essentiell.

Die Arbeitsgemeinschaft hatte Kienbaum beauftragt, innerhalb von drei Monaten zwei Gutachten zum digitalen Ist-Stand der kommunalen Verwaltung durchzuführen, um einen realistischen Soll-Zustand zu entwerfen und gemeinsam notwendige Handlungsfelder zu ermitteln sowie Prioritäten setzen zu können.

Anhand von Branchenstandards und gesetzlichen Vorgaben untersuchte das Team von Kienbaum in fünf Dimensionen:

1. IT-Sicherheit, Notfallmanagement und Datenschutz
2. E-Government und OZG
3. Fachverfahren und Prozesse
4. Hard- und Softwareausstattung
5. Organisationskultur und Wissensmanagement

Interviewbasiert und anhand von Dokumenten konnte den einzelnen Mitgliedern der Arbeitsgemeinschaft ihr aktueller Arbeitsstand zur Digitalisierung ihrer Verwaltungen aufgezeigt werden. Gemeinsam wurden in einem Workshopformat sowohl Stärken und Schwächen als auch Chancen und Risiken der aktuellen Situation aufgezeigt sowie die Lücke zum Soll-Zustand bzw. dem Optimal-Zustand verdeutlicht. Die abgeleiteten Handlungsempfehlungen zeigen nicht nur den Weg, die Lücken zu schließen und einen Wunsch-Zustand zu gestalten, sondern auch den erforderlichen Einsatz und die voraussichtliche Dauer zur Umsetzung der Maßnahmen.

Auf dieser umfassenden Grundlage war es den Mitgliedern der Arbeitsgemeinschaft möglich, gemeinsam zu entscheiden, welche nächsten Schritte zwingend erforderlich, welche aufgrund ihrer Abhängigkeiten oder der Sichtbarkeit ihres Erfolges zu priorisieren sind und welche Handlungsfelder und Maßnahmen depriorisiert werden können. Im Kontext dieser Untersuchung war ein wichtiges Kriterium das Synergiepotenzial – denn so können die Umsetzung beschleunigt und der Ressourceneinsatz geschont werden. Darüber hinaus konnte Kienbaum Orientierung bieten, welche Vorhaben durch Mittel des Landes oder des Bundes gefördert werden können und welche Maßnahmen aus dem eigenen Haushalt zu erbringen sind.

Die Arbeitsgemeinschaft aus Schleusingen, Hildburghausen, Eisfeld, Auengrund, Schleusegrund, Veilsdorf, Heldburg und Feldstein wird bis Ende 2022 die OZG-Umsetzung frühzeitig vorantreiben – sowohl durch die Integration von Lösungen nach dem One-for-all-Prinzip als auch eigeninitiativ. Durch die beiden Gutachten weiß die Arbeitsgemeinschaft, welche Voraussetzungen sie dafür zeitnah schaffen muss. Aber sie hat sich auch entschieden, die OZG-Umsetzung als Chance zu begreifen, eine gemeinsame digitale Wissens- und Austauschkultur aufzubauen. Vor diesem Hintergrund wird die Arbeitsgemeinschaft nicht nur gesetzliche Vorgaben umsetzen. Der Plan ist es, auch möglichst bald ihre Wunschvorstellungen einer ganzheitlichen digitalen Verwaltung, welche sichtbare Erleichterungen für Bürger:innen und Unternehmen durch passgenaue Ideen für die Region bietet, realisieren zu können.

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Rene Ruschmeier | E-Mail: Rene.Ruschmeier@kienbaum.de | Tel.: +49 30 88 01 98-55
Marina Lessig | E-Mail: Marina.Lessig@kienbaum.de | Tel.: +49 89 458 778-79

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