Die Kunst der guten Absage

Ratgeber für Absageschreiben

Die Kunst der guten Absage

Wer eine Stelle ausschreibt, muss auch Bewerberinnen und Bewerbern absagen. Wie und wann das geschieht, wird immer wichtiger. Zudem gibt es juristisch so manches zu bedenken. Vieles liegt im Argen, auch zum Schaden der Unternehmen selbst. Ein kurzer Ratgeber.

Lesedauer: 3 Minuten

Wochenlanges, manchmal monatelanges Warten – und dann kommt ein dürrer Zweizeiler per Mail mit der Absage für den Job, auf den man sich mit großer Hoffnung beworben hatte. Auch Führungskräfte kennen das zur Genüge. Deutschland kommt manchmal in seiner Effektivität um: Bei Absageschreiben geht es oft kurz, knapp, intransparent und unpersönlich zu. Offenbar denken viele, dass man den Menschen ohnehin nicht mehr wiedersieht und sich deshalb nur ein Minimum an Zeit investieren sollte. Doch das ist ein Trugschluss.

Unternehmen sollten sich heute mehr denn je Mühe bei Absageschreiben geben. Denn ein guter Stil spricht sich genauso herum wie ein schlechter. Nicht zuletzt in Zeiten von Fach- und Führungskräftemangel sollten Arbeitgeber das bestmögliche Bild abgeben und Attraktivität ausstrahlen. Das gilt für Trennungen von Mitarbeitenden und für Absageschreiben. Auch wenn man scheinbar mit Menschen zu tun hat, die man jetzt gerade nicht benötigt. Es könnte andere Zeiten kommen. Und Bewerber kennen diverse Leute und reden darüber.

Es gibt aber natürlich auch viele Positivbeispiele. Grundsätzlich gilt: Je mehr Firmen Fachkräftemangel spüren, desto mehr Mühe geben sie sich. Und der Druck steigt: Im ersten Halbjahr 2021 wurden 650.000 Stellen ausgeschrieben mehr als in demselben Zeitraum ein Jahr zuvor.

Tipps für ein gutes Absageschreiben

Wie sieht ein „gutes“ Schreiben aus? Vier Hinweise in Kürze:

    1. Eine Eingangsbestätigung für die Bewerbung sollte Standard sein.
    2. Das Absageschreiben sollte aber nicht nach Standard klingen: Kandidaten wollen wissen, warum es nicht geklappt hat. Zwar dürfen Unternehmen bei der Begründung in einigen Punkten nicht zu sehr in Detail gehen, aber das Gesetz lässt durchaus Spielraum.
    3. Der Text sollte persönlich und wertschätzend wie möglich sein, Tippfehler insbesondere beim Namen unbedingt vermieden werden. Details wie das Datum des Bewerbungsgesprächs zeigen Wirkung.
    4. Die Absage möglichst zeitnah verschicken: vier Monate oder auf Nachfrage ist viel zu spät; am besten nach wenigen Wochen

Ein kurzer Ratgeber für Absageschreiben

In juristischer Hinsicht sollte Folgendes bedacht werden: Die Gründe dürfen nicht diskriminierend im Sinne des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes sein. Das könnte Klagen nach sich ziehen. Die verschriftlichen Gründe am Telefon zu erklären, um heikle Punkte zu ergänzen, ist auch keine gute Idee. Wobei es oft angebracht ist, das persönliche Gespräch zu suchen.

Ein Positivbeispiel aus meiner Erfahrung ist Bosch. Sabine Schubert organisiert beim Autozulieferer das Recruiting für die deutschen Standorte und sagte jüngst in der WirtschaftsWoche: “Unser Ziel ist es, jeder Bewerberin und jedem Bewerber binnen zwei Wochen eine Rückmeldung zukommen zu lassen.”

Wer zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird und dann nicht eingestellt wird, erhalte eine mündliche Absage per Telefon. “Vor allem junge Menschen, die sich vielleicht zum ersten Mal bewerben, können bei einem solchen Gespräch etwas lernen. Dieses qualifizierte Feedback wird von den meisten Bewerbern positiv aufgenommen”, sagte Sabine Schubert. Und das spiegelt sich auch in Zahlen wider. Die Anzahl derjenigen, die sich ein zweites Mal bei Bosch bewerben, liegt bei etwa 20 Prozent.

 

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Andreas Knodel | E-Mail: Andreas.Knodel@kienbaum.de | Tel.: +49 711 72 72 17 21

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