Um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu erleichtern, unterstützen Unternehmen junge Familien unter anderem mit Kooperationen mit Kitas, Kita-Zuschüssen oder der Vermittlung von Tagesmüttern.

Bereits in unserem letzten Beitrag im Juni haben wir darüber berichtet, dass speziell flexible Angebote hinsichtlich Arbeitszeit und -ort heutzutage „State of the Art“ sind und auch von den Arbeitnehmern erwartet werden.

Die im Frühjahr von Kienbaum in Kooperation mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) unter 451 Unternehmen durchgeführte Umfrage bestätigt, dass die Unternehmen die wachsende Bedeutung attraktiver Benefit-Angebote erkannt haben. So haben 50 Prozent der befragten Firmen in den vergangenen drei Jahren ihre Benefit-Budgets erhöht – lediglich zehn Prozent investieren insoweit weniger.

Benefits für Gesundheit & Familie

Dabei bestehen bezüglich der Pro-Kopf-Budgets pro Mitarbeitenden keine signifikanten Unterschiede zwischen kleineren und größeren Unternehmen. Allerdings differenziert die Mehrzahl nach Mitarbeitergruppe und gewähren Führungspositionen, Schlüsselpositionen sowie Top-Talenten ein höheres Budget – dieses beträgt in seiner Wertigkeit in ca. einem Drittel der Unternehmen sogar mehr als zehn Prozent der Grundvergütung.

Neben Angeboten zur flexiblen Gestaltung von Arbeitszeit und -ort gewinnen künftig vor allem Angebote aus der Kategorie Gesundheit & Familie an Relevanz. Aktuell ist in dieser Benefit-Kategorie unter dem Gesichtspunkt der Vereinbarkeit von Karriere und Familie das Thema Kinderbetreuung von Bedeutung. Viele Unternehmen haben bereits entsprechende Angebote in ihrem Portfolio.

Zu wenig Individualisierung in Benefit-Portfolios

Eine bemerkenswerte Erkenntnis der Untersuchung ist, dass nur 23 Prozent der Unternehmen ihren Mitarbeitenden eine vollständige Wahlfreiheit oder zumindest die Auswahl bestimmter Benefit-Pakete ermöglichen. Dies ist vor allem überraschend, da gerade im Zusammenhang mit New Work doch immer wieder die Individualisierung betont wird.

Speziell auch im Hinblick auf Individualität beziehungsweise Zielgruppenorientierung ist den Unternehmen anzuraten in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, wie attraktiv das Benefit-Portfolio von ihren Mitarbeitenden, aber auch von Bewerbern wahrgenommen wird. Derzeit befragen nur 45 Prozent der Unternehmen ihre Mitarbeitenden hierzu. Die Außenwahrnehmung der Attraktivität des Benefits-Portfolios bei Bewerbenden überprüfen sogar lediglich 14 Prozent.

Bei der Spezifizierung ihrer Angebotspalette und der Evaluation der tatsächlich wahrgenommen Arbeitnehmendenattraktivität gibt es also durchaus noch Optimierungspotenziale für die Unternehmen.

Rechtliche Aspekte bei Benefits

Bei der Einführung von Benefits sind einige arbeitsrechtliche und lohnsteuerliche Aspekte zu beachten. Soweit der Arbeitgeber nicht durch Gesetz oder Tarifvertrag zur Gewährung der Benefits verpflichtet ist, hat der Betriebsrat bei ihrer Einführung und Änderung ein zwingendes Mitbestimmungsrecht – auch bei Sachleistungen (§ 87 I Nr. 10 BetrVG – betriebliche Lohngestaltung). Bei freiwilligen Leistungen kann der Arbeitgeber aber mitbestimmungsfrei darüber entscheiden, ob eine Leistung erbracht wird, welche finanziellen Mittel zur Verfügung gestellt werden („Dotierungsrahmen“), zu welchem Zweck die Leistung erfolgt und (welcher, nach abstrakten Kriterien eingegrenzte Personenkreis erstmalig begünstigt werden soll. Bei der Festlegung des Kreises der Begünstigten ist zudem stets der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten, d.h. die Abgrenzungskriterien dürfen nicht unsachlich sein. Mitbestimmungspflichtig ist dagegen die nähere Ausgestaltung der Leistungen („wie“), insbesondere die Aufstellung von Verteilungsgrundsätzen.

Optionen für Anpassungen

Der Arbeitgeber hat in der Regel ein Interesse daran, seine Leistungspflichten an veränderte Zielsetzungen oder eine veränderte wirtschaftliche Lage des Unternehmens anpassen zu können. Bei rein kollektivvertraglich geregelten Benefits kann dieses Flexibilisierungsinteresse durch die Gestaltung von Kündigungsmöglichkeiten oder Befristungen erreicht werden. Bei individualvertraglicher Zusage sind das Mittel zur Flexibilisierung vor allem Freiwilligkeits- oder Widerrufsvorbehalte.

Während Freiwilligkeitsvorbehalte bereits die Entstehung eines Anspruchs auf die zu gewährende Leistung für die Zukunft verhindern und somit insbesondere zur Vermeidung der Entstehung einer betrieblichen Übung eingesetzt werden, dient der Widerrufsvorbehalt dazu, einen bereits entstandenen Anspruch (zum Beispiel auf Grund einer Gesamtzusage oder Individualvereinbarung) zu beseitigen. Bei der Gestaltung der Vorbehalte in Formulararbeitsverträgen sind die Anforderungen an dem strengen Maßstab der AGB-Kontrolle nach §§ 305ff. BGB zu messen.

Lohnsteuerliche Aspekte

Neben einer sauberen arbeitsrechtlichen Gestaltung muss bei der Implementierung solcher Benefits stets die lohnsteuerliche Behandlung durch den Arbeitgeber mitbedacht werden. Unter bestimmten Voraussetzungen können Benefits den Arbeitnehmern steuerbegünstigt oder sogar steuerfrei gewährt werden. Die steuerliche Privilegierung setzt regelmäßig voraus, dass ein Benefit „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ geleistet wird und entfällt umgekehrt, wenn die Gewährung mit einem Entgeltverzicht verbunden ist.

Damit alle steuerlichen Anforderungen erfüllt werden, sollte stets eine Prüfung der konkreten Ausgestaltung und Umsetzung erfolgen, insbesondere um von vornherein Fallstricke beziehungsweise spätere Unstimmigkeiten mit der Finanzverwaltung, aber auch mit den betroffenen Arbeitnehmern oder gar eine steuerliche Haftung des Arbeitgebers auszuschließen.

Dieser Artikel erschien ursprünglich als Gastbeitrag für die ZfK (Zeitung für kommunale Wirtschaft).