Wertschätzendes Feedback im Fokus

Im Mittelpunkt des Mitarbeiter:innen-Gesprächs steht für die überwiegende Zahl der Befragten das wertschätzende Feedback für den Mitarbeitenden über das Erreichte (Was) und die Art, wie es erreicht wurde (Wie). Angereichert mit Erörterungen zur Entwicklung und konkreten Angeboten von Maßnahmen zur Weiterentwicklung scheint ein ausgewogener „feel-good“ Dialog angestrebt zu werden. In Zeiten der Arbeiterlosigkeit folgt das Mitarbeiter:innen-Gespräch so konsequent weiter dem Schwerpunkt von Bindung und Motivation gegenüber dem Steuerungs- und Gehaltsgesprächsanspruch. Dies erscheint durchaus nachvollziehbar auch vor dem Hintergrund von kürzer getakteten Steuerungslogiken wie Objectives and Key Results und agilem Projektmanagement, in denen die flexible Aufgaben- und Zielsteuerung viel stärker zum Teil des Tagesgeschäftes wird. So kann im Mitarbeiter:innen-Gespräch weniger über Aufgaben und Ziele gesprochen werden und viel mehr beidseitiges Feedback zur Zusammenarbeit und Führungsverhalten im Vordergrund stehen.

Leistungssteuerung wird auf anlassbezogene, flexible Formate verlagert

Bei der Frequenz der Mitarbeiter:innen-Gespräche klaffen Wunsch und Wirklichkeit deutlich auseinander. Gegenwärtig werden die Gespräche zwar „immer noch“ überwiegend jährlich (in 71% der befragten Unternehmen) durchgeführt. Mit 38 % wollen das zukünftig allerdings weniger Unternehmen in dieser Form handhaben. Viele Unternehmen verspüren den Bedarf nach mehr Flexibilität in Frequenz und Inhalten sowie bei der Gestaltung und Handhabung des Instrumentes Mitarbeiter:innen-Gespräch. Besondere Wirksamkeit wird dabei mit Gesprächsformaten verbunden, die unterjährige Führungsarbeit basierend auf regelmäßigerem oder anlassbezogenem Dialog/Rückmeldung mit dem Mitarbeitenden ermöglichen. Es entsteht dabei eine fruchtbare Mischung aus Steuerung und Leistungsfeedback. Das eigentliche Mitarbeiter:innen-Gespräch wird kürzer, entspannter und zukunftsgerichtet. So kann mehr Flexibilität in das System eingebracht werden. In Wunschbild der Teilnehmenden an unserer Befragung, aber auch in der erlebten Praxis, zeigt sich zunehmend, dass die Inhalte des Mitarbeiter:innen-Gesprächs sich auf mehrere fokussierte Formate mit spezifischen Inhalten verteilen lassen.

Der Charme kürzer ausgerichteter und enger getakteter Formate liegt darin, den starren Rahmen eines formalen, jährlichen Mitarbeiter:innen-Gesprächs zu umgehen und diese vermehrt in den alltäglichen Arbeitsablauf zu integrieren. Einerseits ermöglichen regelmäßige Jour fixe und Check-ins eine effektive Steuerung im informellen Rahmen. Andererseits werden kurze Impulsfeedbacks immer beliebter, bei denen Kolleg:innen direktes Feedback digital über Apps geben können, um eine jährliche Gesamtleistungsbeurteilung zu ersetzen. Dieser Ansatz zielt darauf ab, die klassischen Inhalte des Mitarbeiter:innen-Gesprächs zu zerlegen und sie über das Jahr verteilt anlassbezogen zu adressieren, was zur Wirksamkeit beitragen soll.

Feedback zum „Wie“ toppt das „Was“

Nach wie vor wird die Erreichung von KPIs, Ergebnissen und Zielen wesentlicher Teil der Leistung, des Feedbacks und den Entscheidungen zu Gehalt und Karriere im Performance Management sein. Doch die Erfüllung von erwarteten Kompetenzen und Skills werden als immer gewichtigere Indikatoren von Leistung eingeschätzt, da sie wesentlich für den nachhaltigen Aufbau von Performance und Motivation sind. Insofern folgerichtig die zunehmende Intention über diese Inhalte in den Mitarbeiter:innen-Gesprächen Entwicklung und Motivation anzusteuern. Der Wunsch, sich mehr über Zusammenarbeit und Feedback auszutauschen oder die Besprechung von Karriereentwicklungen im Mitarbeiter:innen-Gespräch, ist weit stärker ausgeprägt als Aspekte wie Zielvereinbarungen oder Gehaltsanpassungen zu thematisieren. Diese werden dann an anderer Stelle adressiert und der einstmals prominenten Bedeutung im Mitarbeiter:innen-Gespräch enthoben.

Ganzheitliches Feedback gewünscht

Mitarbeiter:innen-Gespräche basieren bisher hauptsächlich auf der Sichtweise der Führungskraft und der Selbsteinschätzung des Mitarbeitenden. Die Umfrage offenbart jedoch einen klaren Wunsch nach einem breiteren Kreis von Feedbackgebenden, insbesondere in Unternehmen, in denen viel in Projektteams oder agilen Strukturen gearbeitet wird. Hierbei zeigt sich die Bedeutung, verschiedenste Personengruppen in den Feedbackprozess zu integrieren, die ausreichend Kontakt mit den betreffenden Mitarbeiter:innen hatten, um qualifizierte Rückmeldungen geben zu können. Damit solche Formate ein faires und aussagekräftiges Feedback liefern können, ist es wichtig, dass Unternehmen sich Gedanken über die Steuerung der Prozesse, die Häufigkeit, die abgefragten Inhalte und die möglichen Konsequenzen aus dem Feedback verschiedener Personengruppen machen.

Mitarbeitenden-Gespräch: Analog oder digital ist egal?!

Derzeit werden Mitarbeiter:innen-Gespräche ca. zur Hälfte analog (45%) und zur anderen Hälfte digital durchgeführt. Dabei setzen 22% der Unternehmen auf etablierte digitale Lösungen, 6% nutzen eigene digitale Lösungen und bei 28% sind zumindest Teile des Prozesses digitalisiert, wie zum Beispiel das digitale Zurverfügungstellen von Formularen. Letztlich ist nicht die Plattform dafür verantwortlich, ob ein Mitarbeiter:innen-Gespräch erfolgreich ist, sondern Inhalt, Fokus, Prozess und Gesprächsführung. Digitale Lösungen können das Gespräch sinnvoll unterstützen, die verschieden Prozessschritte effizient verknüpfen und dabei helfen, dass die Gespräche den gewünschten Mehrwert bieten und richtig durchgeführt werden – sie sind aber kein Muss.

Fazit

Die Kurzumfrage zeigt, dass Mitarbeiter:innen-Gespräche ein unverzichtbares Werkzeug sind, um den Austausch mit den Mitarbeitenden zu fördern, Feedback zu geben und Entwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Der Wunsch nach Entkopplung des Jahresgesprächs zugunsten fokussierter und anlassbezogener Formate einerseits ist ebenso vorhanden wie andererseits der Bedarf die Performance Einschätzung auf mehrere Schultern zu verlagern. Gleichzeitig ist dabei sicherzustellen, dass relevante Themen wie Gehaltsanpassungen systematisch diskutiert werden. Ein effektives Performance Management ist gefragt, um die relevanten Strukturen, Instrumente und Prozesse zu etablieren und so Performance und Mitarbeiter:innen-Sicht wirksam zu integrieren. Hierbei kommt dem HR-Team eine wichtige Rolle als Enabler und Coach des Business zu, der einen erfolgreichen und effektiven Ablauf der Mitarbeiter: innen-Gespräche sicherstellt.

Die Studie wurde in Zusammenarbeit von Kienbaum in Deutschland, Österreich und der Schweiz verfasst. 

Österreich: Alfred Berger | E-Mail: Alfred.Berger@kienbaum.com | Tel.: +43 1 533 51 88-21 

Schweiz: Timon Forrer | E-Mail: Timon.Forrer@kienbaum.com | Tel.: +41443064248

Hier finden Sie alle Studienergebnisse: Kurzbefragung Mitarbeiter:innengespräch

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